长学院字〔2018〕105号
长治学院关于印发《长治学院采购
管理办法（试行）》的通知
各单位：
为加强学校采购管理工作，经院长办公会研究通过，院党委会研究决定，将《长治学院采购管理办法（试行）》印发给你们，请遵照执行。
特此通知
附件：《长治学院采购管理办法（试行）》
长治学院
2018年8月31日
附
长治学院采购管理办法（试行）
第一章 总则
第一条为从严加强学校对采购工作的统一领导，严格规范采购行为，保证招标项目质量，提高资金使用效益，完善监督制约机制，依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国政府招标投标法》和《中华人民共和国合同法》等法律法规及省政府、省财政厅等有关采购文件精神，结合我校工作实际，特制定本办法。
第二条学校成立专门的采购组织机构，依据国家和我省相关规定及本管理办法进行采购工作。
第三条采购分为政府采购和学校自行采购。学校自行采购的项目，不得违反相关法规，不能超出校方有权自行采购的标准和范围。
第四条采购工作必须坚持依法合规、统筹管理、严格规范、节约资金的原则。
第五条需求部门为我校各系部处室。各需求部门应加强采购计划和预算管理，科学、准确地编制采购计划和预算。定期集中、汇总采购项目，尽可能压缩采购批次，降低采购成本，提高采购质量。
第六条在一个财政年度内，将一个预算项目下的同一品目或者类别的商品分多次采购，累计资金数额不得超过公开招标数额标准。不得以化整为零的方式拆分、肢解政府采购项目，不得违法规避公开招标采购和政府采购监管。
第七条因人为因素等而导致的需招标采购项目应招未招、应招不招的，将追究相关人员责任。
第八条进一步规范政府采购行为，严格执行国家部委、省财政厅、省教育厅相关政策规定。
第九条不符合采购管理相关规定的项目，审计处不得为其审计，计财处不得办理相关财务手续，造成损失的，依纪依规追究有关人员责任。
第二章 组织机构及职责
第十条学校成立采购工作领导小组，院长任组长，分管资产管理的副院长任常务副组长，其他班子成员为副组长，各单位党政负责人及校法律顾问为成员。采购工作领导小组办公室(简称采购办公室)设在资产管理处。
第十一条采购工作领导小组主要职责：
（一）讨论、审议学校采购工作的规章制度及实施办法并提请学校院长办公会、党委会研究决定；
（二）讨论、审议学校采购工作的重大事项并提请学校院长办公会、党委会研究决定；
（三）领导、管理和监督学校采购工作。
第十二条采购办公室主要职责：
采购办公室是学校采购工作的主管职能部门。承担如下职责：
（一）贯彻执行相关法律法规、方针政策、政府采购相关规定和本管理办法，起草学校采购规章制度和工作流程；
（二）负责学校采购工作的组织管理
１．对初审职能部门提交的采购项目相关材料进行审核并确定采购项目的组织形式和招标方式，必要时需提交采购领导小组审议。待完成校内审批程序后，向省级政府采购管理部门申报并组织实施；
２．建立和管理“评审专家库”。聘请有关方面的专业技术人员（可从校外聘请）为专家库成员，并根据采购项目的不同，在学校工会、需求部门的监督下，从专家库里随机抽取或推荐相关专业技术人员，按照招投标法相关规定，参与评标工作；
3. 对采购项目需求部门推荐的评审专家进行审核；
4．委托采购代理机构公布招标采购信息，审核招标中标公告；
5．协调组织相关采购项目的现场踏勘、公开答疑；
6．协调组织采购项目的开标、评标工作；
7．协同初审职能部门答复商家质疑，做好商家投诉的调查处理；
8. 审核合同条款，并监督检查合同执行情况；
9．收集整理校内采购资料并负责归档，推进招投标工作信息化；
10. 完成采购工作领导小组交办的其他工作。
第十三条 初审职能部门的主要职责：
（一）负责对各需求部门的采购申请及采购项目实施的必要性、科学性、合理性进行审核，经分管院长同意后报采购办公室(以下称资产管理处)终审；
（二）监督检查各需求部门采购项目的进度和实施情况；
（三）核实采购资金的落实情况。
初审职能部门划分：教学和教学研究设备、教材、教学实训耗材等归教务处；科研设备归科研处；图书资料类归图书馆；学校信息服务和信息化基础建设等归网络信息中心；基建修缮(含监理)、装饰装修及改造等工程归基建处；学生公寓用品、物业服务、校园绿化、餐饮服务等归后勤处；行政办公设备家具归资产管理处。
第十四条需求部门主要工作职责：
（一）提出采购项目的立项申请；
（二）组织市场调研并对预算金额10万元以上项目进行需求论证，提供采购清单、技术要求、功能模块、质保要求、供货期限及商务要求等资料，并对采购项目严格审核后报送初审职能部门审核；
（三）参加采购项目相关文件的技术答疑；
（四）拟派项目评审专家；
（五）负责拟订合同文本，参与合同洽谈、负责合同的履行；
（六）检查项目的完成进度、质量，根据学校固定资产管理要求做好入库工作，处理维保事项；
（七）严格履行合同，如项目执行过程中出现重大变更（包括实施内容、金额等），按照相关法律规定执行；
（八）按照合同约定完成支付手续。
第三章 采购的范围、额度及方式
第十五条政府采购项目
根据《中华人民共和国政府采购法》和《山西省省级政府集中采购目录及采购限额标准》有关规定，使用财政性资金采购目录以内的或采购限额标准以上的货物、服务和工程等项目为政府采购项目。
限额标准以当年度《山西省省级政府集中采购目录及采购限额标准》为准。
第十六条政府采购项目采购方式可采用公开招标、网上商城采购、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价采购等方式。
第十七条学校自行采购项目
预算金额在山西省省级政府限额标准以下的项目或非财政性资金采购项目为学校自行采购项目。
第十八条学校自行采购方式可采用公开招标、网上商城采购、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价采购等方式。如遇不可预见紧急情况，所需时间不能满足项目紧急需要，经相关会议研究决定或分管领导同意，可以直接现场考察对比购买。
第四章 采购程序
第十九条政府采购程序
（一）申请立项
由需求部门召开党政联席会议或处务会议形成需求决定后确定项目负责人并组织填写立项申请，立项申请应包括采购项目的名称、立项理由、项目预算、项目资金来源等。立项申报资料应包括立项需求论证报告书、需求申报表、项目立项相关的系(部)党政联席会议或处务会议纪录和院长办公会会议纪录(要)，100万元以上项目附学校党委会会议纪录(要)。需求论证报告书、需求申报表按货物、工程、服务等不同采购需求，分别按规定模版进行填写。货物类需求申报表应包括所需招标货物的详细参数、数量、规格、要求（提供不少于三种倾向需求品牌）、货物供货期、保修期及商务要求等。工程类需求申报表应包括工程图纸、施工方案、工程量清单（含工程量清单现场勘查记录表）、招标控制价、工程质量、工期及售后要求、招标单位需要具备的工程资质等。服务类需求申报表应包括详细的服务要求（如服务内容、服务规范、需要的服务人数等）、服务期限、需要具备的资质要求等。采购进口仪器设备，需求单位还需提交《政府采购进口产品申请表》、《政府采购进口产品专家论证意见》、《政府采购进口产品所属行业和主管部门意见》、《政府采购进口产品专家论证意见公示》等。
（二）项目立项的初审
初审职能部门对项目立项和实施的必要性、科学性、合理性进行审核，对采购单台（件）40万元以上的大型仪器设备的项目、批量货物总预算金额达到100万元以上的项目及200万元以上的工程项目，由项目初审职能部门组织相关专家进行论证，并出具专家论证意见书。采购工作领导小组认定的重大项目可授权资产管理处组织校外专家进行论证，并出具专家论证意见书。
（三）项目审批程序
1．需求部门填写《长治学院招标采购项目审批表》；
2．初审职能部门对项目需求论证报告进行审核，报分管院领导同意后，签署本部门意见；
3．工程类项目审计处对申报项目进行事前审计，并出具审计意见；
4．计财处需对采购项目经费进行核实，明确预算项目的经费来源，是否在年初预算计划范围内等，并签署意见。未列入年初预算的项目，需求单位应提供相应的支持材料如院长办公会议纪录等；
5．资产管理处根据采购项目种类及金额确定组织形式和采购方式；
6．经分管资产管理副院长、院长签署意见后，进入采购程序。
（四）采购程序
项目审批程序结束后，项目审批表及相关资料移交资产管理处并上报省政府采购管理处审批备案。经省政府采购管理处批复后，委托政府采购代理机构进行招标采购。
第二十条学校自行采购程序
在集中采购目录内的货物和服务原则上应当在政府采购网上商城采购。学校网上商城帐户设在资产管理处，需求部门完成审批程序后到资产管理处办理网上商城采购事宜。
（一）2万元以下不含办公设备和家具的项目，经需求部门分管院长批准后直接采购并报资产管理处备案。2万元至5万元不含办公设备和家具的项目，经需求部门分管院长批准后，由需求部门在入围供应商中选择并报资产管理处备案。5万元以下的办公设备和家具项目，需求部门填写《长治学院办公设备和家具采购审批表》，经分管院领导和分管资产管理处副院长审批后，由资产管理处按上级规定的配置标准统一配置。
（二）5万元至10万元的项目，需填报《长治学院自行采购项目审批表》，完成审批程序，集中采购目录之外的项目应在学校选定的入围供应商目录内选定供应商。若不能选定供应商，则由需求部门从学校专家库中选取不少于3人组成采购评审小组按规定的方式选择供应商，并将相应的评审资料报资产管理处备案存档。
（三）10万元以上的项目，需求部门填报《长治学院招标采购项目审批表》，参照政府采购程序组织实施。
第二十一条不在本办法规定的学校自行采购的项目范围之内的项目，均报经初审职能部门后转由资产管理处依法依规确定政府采购还是自行采购，资产管理处亦无法准确界定的报由省财政厅确定。
第五章 合同管理
第二十二条合同签订
（一）按照《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国招标投标法》等法律法规规定签订合同，招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。
（二）合同签订应在中标结果公示无异议后30日内进行。由项目需求部门和资产管理处根据招标文件和中标商的投标文件内容，审核合同条款，30万元以上及其他重大合同须经学校法律顾问审核并签署意见，重大合同须报院长办公会或党委会研究，由院长或院长授权相关项目分管院领导与中标人或确定的入围供应商或协议供应商签订书面合同，采购工作领导小组认定的重大合同原则上由院长签署。合同至少一式五份，项目需求部门、资产管理处、院长办公室、政府采购代理机构和中标商等均需留存备案。
第二十三条合同公示
由省政府采购管理处审批的项目，资产管理处按规定时间在山西省政府采购网进行合同公示，学校自行采购项目在校园网进行公示。
第二十四条采购合同履行
（一）采购合同履行由项目需求部门负责，资产管理处、计财处、审计处、纪检监察办公室等部门对履行过程进行监督并对合同履行情况进行公示。
（二）采购项目实施完成后，资产管理处负责组织验收，严格执行《长治学院货物、工程验收管理办法》。
（三）履行合同支付程序
1. 由项目需求部门按照采购合同约定的付款时间办理支付审批手续；
2. 项目需求部门提供满足采购合同规定支付要求的文件，包括验收报告、资产管理处提供的入库单据；
3. 由计财处依法依规履行付款手续。
第二十五条合同变更
在履行合同过程中，确需变更合同的，按相关法规执行。
第二十六条档案立卷与归档。采购过程全部资料原件由资产管理处按学校档案有关规定，于采购项目实施完成后一个月内立卷与归档，并于每年年底前移交学校综合档案室。需求部门同时留存全部项目资料复印件。
第六章 监督检查
第二十七条采购管理部门、需求部门应当自觉接受省财政厅、教育厅等上级管理部门的监督检查。重大项目采购情况要及时向校纪检监察办公室报备。
第二十八条纪检监察办公室、审计处等有关部门应全方位、全程加强对招标采购工作的监督。
第二十九条应列入审计的项目由审计处严格审计。
第三十条任何单位和个人有下列情形之一的，学校将责令限期改正并给予警告，对直接负责人和直接责任人给予党纪政纪处分，情节严重者将给予经济处罚并追究法律责任。
（一）预算编制无依据或数据造假的；
（二）以不合理的条件对供应商实行差别待遇或歧视待遇的；
（三）向供应商索要或者接受其给予的赠品、回扣或与采购无关的其他商品、服务的；
（四）泄漏可能影响公平竞争的招投标信息或人为影响评标过程和中标结果的；
（五）无故不签订、不履行采购合同或擅自变更、中止、终止采购合同的；
（六）未按规定组织对供应商履约情况进行验收的；
（七）拒绝有关部门依法实施监督检查的；
（八）其他违反本管理办法行为的或违反采购相关规定行为的。
第七章 附则
第三十一条本办法中的“以上”包含本数，“以下”不包含本数，“超过”不包含本数，“少于”不包含本数。
第三十二条本办法与法律法规、规章和主管部门等所属地行政机关规范性文件不符的，以法律法规、规章和主管部门等所属地行政机关规范性文件为准，各部门或个人执行本办法中发现此问题的应当及时向资产管理处告知，并经院长办公会、党委会审议决定后对应调整。
第三十三条《长治学院采购管理办法（试行）》长学院字〔2016〕34号文件停止执行。
第三十四条本办法由学校资产管理处负责解释。
第三十五条本办法自印发之日起试行。
附件：1.长治学院招标采购项目审批表（样表）
2.长治学院自行采购项目审批表（样表）
3.长治学院网上商城采购商品审批表（样表）
4.《政府采购网上商城品目目录》
