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建设工程档案工作条例
【字体: 】  【编辑日期:2017-08-20 11:17】  【来源:未知 】  【作者:admin】  【点击次数:
长学院字[2011]127号
建设工程档案工作条例

第一章 总 则
第一条:为加强我校建设工程的档案工作,提高档案的质量和管理水平,积极有效地保护档案,特根据《档案法》的相关规定制定本条例。
第二条:凡是记述与反映本工程建设活动的、具有保存价值的各种性质的材料均是本校的档案。必须按照归档制度归档,交学院档案室集中管理,并按照保管期限(永久、长期、短期)分类存放。外来人员需借阅档案时,必须经领导批准。
第三条:档案分为文书档案和项目档案。文书档案指行政事务中产生的各种档案。项目档案指工程建设中形成的或相关的一切资料档案,包括工程建设资料、试验数据、仪器设备档案等等。
第四条:管理人员要加强对监理组、施工项目部档案工作的指导和督查,保证项目建设与建档工作同步管理。
第五条:后勤与资产管理处要指定专人负责基建工程档案的收集、鉴定和整理,并及时移交档案室保管。
第六条:档案员的主要任务是做好档案的接收、分类、编目、保管、装订和统计,负责档案的安全,做好档案的保密工作。
第二章 项目档案的立卷与归档
第七条:工程档案是工程的真实记录,是积累资料,总结经验,改进管理方式和技术手段,提高效益的一种必要条件,是工程进入各个环节的真凭实据,是校对事实,查明责任的第一手材料,是工作查考的凭证。项目档案收集、整理,要严格按照建设工程档案管理的相关要求进行。
第八条:所有项目档案材料要注明形成日期、责任者,要用钢笔和签字笔书写,或者直接打印。
第九条:项目文件材料的立卷原则是根据档案材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考,同时要考虑到利用价值、保存价值等方面因素,组成一卷或多卷。没有保存价值的应当剔除。
第十条:项目档案一般以标段或项目为立卷单位立卷,卷中设若干分册。
第十一条:后勤与资产管理处要督促施工项目部、监理组建立档案管理制度,落实专人负责档案工作,并在工程竣工验收时要连同档案进行验收。材料不完整,不符合归档要求,工程不予验收。
第三章 文书档案的立卷和归档
第十二条:文书档案工作的主要任务是:
1.负责管理本工程各种门类和载体的文书档案,积极提供利用,为工程建设做好基础保障工作。
2.执行上级有关档案工作的政策、条例、规定,积极运用于本项工程建设档案管理之中。
第十三条:文书材料的归档范围:
凡是在行政工作中办理完毕的具有保存价值的各种文书材料,均应归档
第十四条:文书档案的立卷要求:
文书材料立卷要保持文件之间的历史联系,区分不同保存价值,使组成的案卷能真实的反映各项工作的历史面貌,便于保管和利用。
1.对需要归档的文书材料要收集完整。来文和发文,批复和请示,正本和底稿,正文和附件,转发件和原件应放在一起组卷。
2.几个部门合办的资料,由主办部门归档,以学校名义发出的文件,统一由院长办公室归档。
3.跨年度办理的文件放在结束的一年立卷。
4.为了保证质量,在文书处理工作中,无论是电脑打印还是手工书写,都应使用统一的便笺,并使用统一的签发单让领导签发。所有的书写都应使用钢笔和签字笔,做到字迹清楚、端正。
5.文件按件归档入盒,不要求装订成卷。一件有多页的应用不锈钢订书钉装订在一起。每只盒中要有“盒内文件目录”,有需要特别说明的应在备考表上说明。
第四章 附 则
第十五条 人员调离前,须将工作期间形成的档案交清。




二O一一年十二月二十二日

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