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建设工程档案工作条例

【字体：大中小】【编辑日期：2017-08-20 11:17】【来源：未知】【作者：admin】【点击次数：】

长学院字[2011]127号

建设工程档案工作条例

第一章总则
第一条：为加强我校建设工程的档案工作，提高档案的质量和管理水平，积极有效地保护档案，特根据《档案法》的相关规定制定本条例。
第二条：凡是记述与反映本工程建设活动的、具有保存价值的各种性质的材料均是本校的档案。必须按照归档制度归档，交学院档案室集中管理，并按照保管期限（永久、长期、短期）分类存放。外来人员需借阅档案时，必须经领导批准。
第三条：档案分为文书档案和项目档案。文书档案指行政事务中产生的各种档案。项目档案指工程建设中形成的或相关的一切资料档案，包括工程建设资料、试验数据、仪器设备档案等等。
第四条：管理人员要加强对监理组、施工项目部档案工作的指导和督查，保证项目建设与建档工作同步管理。
第五条：后勤与资产管理处要指定专人负责基建工程档案的收集、鉴定和整理，并及时移交档案室保管。
第六条：档案员的主要任务是做好档案的接收、分类、编目、保管、装订和统计，负责档案的安全，做好档案的保密工作。
第二章项目档案的立卷与归档
第七条：工程档案是工程的真实记录，是积累资料，总结经验，改进管理方式和技术手段，提高效益的一种必要条件，是工程进入各个环节的真凭实据，是校对事实，查明责任的第一手材料，是工作查考的凭证。项目档案收集、整理，要严格按照建设工程档案管理的相关要求进行。
第八条：所有项目档案材料要注明形成日期、责任者，要用钢笔和签字笔书写，或者直接打印。
第九条：项目文件材料的立卷原则是根据档案材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考，同时要考虑到利用价值、保存价值等方面因素，组成一卷或多卷。没有保存价值的应当剔除。
第十条：项目档案一般以标段或项目为立卷单位立卷，卷中设若干分册。
第十一条：后勤与资产管理处要督促施工项目部、监理组建立档案管理制度，落实专人负责档案工作，并在工程竣工验收时要连同档案进行验收。材料不完整，不符合归档要求，工程不予验收。
第三章文书档案的立卷和归档
第十二条：文书档案工作的主要任务是：
1．负责管理本工程各种门类和载体的文书档案，积极提供利用，为工程建设做好基础保障工作。
2．执行上级有关档案工作的政策、条例、规定，积极运用于本项工程建设档案管理之中。
第十三条：文书材料的归档范围：
凡是在行政工作中办理完毕的具有保存价值的各种文书材料，均应归档
第十四条：文书档案的立卷要求：
文书材料立卷要保持文件之间的历史联系，区分不同保存价值，使组成的案卷能真实的反映各项工作的历史面貌，便于保管和利用。
1．对需要归档的文书材料要收集完整。来文和发文，批复和请示，正本和底稿，正文和附件，转发件和原件应放在一起组卷。
2．几个部门合办的资料，由主办部门归档，以学校名义发出的文件，统一由院长办公室归档。
3．跨年度办理的文件放在结束的一年立卷。
4．为了保证质量，在文书处理工作中，无论是电脑打印还是手工书写，都应使用统一的便笺，并使用统一的签发单让领导签发。所有的书写都应使用钢笔和签字笔，做到字迹清楚、端正。
5．文件按件归档入盒，不要求装订成卷。一件有多页的应用不锈钢订书钉装订在一起。每只盒中要有“盒内文件目录”，有需要特别说明的应在备考表上说明。
第四章附则
第十五条 人员调离前，须将工作期间形成的档案交清。

二O一一年十二月二十二日

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