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长治学院学生档案管理暂行规定
【字体: 】  【编辑日期:2017-08-20 15:24】  【来源:未知 】  【作者:admin】  【点击次数:
长学院字[2012]109号

长治学院学生档案管理暂行规定

学生档案是学生学习、工作、成长的真实记录和重要历史资料。为确保学生档案资料完整充分、真实客观,特制定本暂行规定。
第一章 学生人事档案
学生人事档案随学生学习、工作单位的变动而转移。
一、新生入学档案的办理
新生入学报到时,及时将自己的高招档案材料交至所在系,各系须指定班主任或其他专人接管,各系建立新生基本情况登记和审查学生资格完毕后,于当年10月将新生档案移交至学生工作处档案室。学生档案移交应建立完善的交接手续。
二、学生档案的保管
(一)学生档案在各系期间,由各系负责妥善保管,责任人是各系主管学生工作领导。要指定专人负责管理,并确保学生档案的安全、注意防火、防水、防盗等;
(二)学生档案在学生工作处管理期间由档案管理员负责妥善保管,责任人是学生处主管学生学籍工作领导。
1、学生工作处应按照国家相关规定设立档案室并专人管理;
2、档案室要建立完善的管理制度,做到安全、科学、规范、有序管理。
三、学生档案的查阅
1、学生档案原则上只限各系负责学生工作的领导和班主任查阅,不得外借;
2、校外单位因录用我院学生进行政审等原因查阅学生档案者,须持单位介绍信;
3、校内查阅学生档案者,须持单位函件并经所在系主管学生工作领导签字同意后方可查阅;
4、查阅学生档案时,应严格办理材料清点登记手续,任何人对学生档案材料不得擅自进行更改、损坏、增加等处理,违反规定致使档案资料发生损坏或遗失等,由查阅人负全部责任;
5、查阅学生档案必须由档案管理负责人在场办理,不得代办。
四、毕业生档案的移交
(一)毕业生档案材料内容
1、高考材料。高考报名表、高考体检表、高考成绩单及志愿表等;
2、大学期间材料。毕业生登记表、学习成绩表、实习鉴定表、学年鉴定表、就业报到证通知单(副联)、在校期间奖励处分材料、体检表等。
(二)毕业生档案的整理与移交
1、学生毕业时,各系应按要求及时做好毕业生相关材料的报送工作,主管学生工作的领导要进行认真检查,确保材料齐全无误,并按时将毕业生需要归档的材料送交学生处档案室;
2、学生处负责规整好毕业生所有完整合格的档案材料,并按时将毕业生档案转递到毕业生就业报到所在地或单位;
3、因特殊原因不能转递的毕业生档案,要登记造册、注明原因,在学校学生档案室妥善保管;
4、学生档案转递应通过机要部门,严格按照国家有关规定执行;
5、学生档案一经转递,凡未及时入档的材料,均由其负责单位转递,发生错误要追究相关单位和个人的责任;
6、学生档案原则上不准自带,因特殊情况且对方单位人事部门出具证明可以个人携带的,档案室可以将档案密封加盖公章后由学生自带;
7、毕业生因特殊情况要求档案继续保留在学校的,应由学生本人提出申请,经有关领导批准后,可以免费留校保存两年,超过两年的学校可以收取一定的档案保管费。
第二章 学生学籍档案
学生学籍档案原件保存在学校综合档案室。
一、学籍档案的主要材料包括:
1、历届高招录取名册;
2、历届学生学籍登记表;
3、历届学生转专业申请表、备案审批表;
4、历届学生转学申请表、备案审批表;
5、其他有关学生学籍异动的相关材料,如休复学审批表、退学登记表、入伍保留学籍登记表、取消学籍文件、开除学籍文件等。
二、学生学籍档案的管理
1、学生学籍档案由学籍管理科负责归档管理,并将有关材料原件定期移交学校总档案室管理;
2、学籍管理科负责学生学籍变动有关信息的整理并及时通告主管领导和相关部门和系;
3、学生学籍档案原则上只限各级负责学生工作的领导和班主任查阅,学籍原件不得外借;
4、在校学生转递学籍材料的,须持单位介绍信(或调档函)并经所在系主管学生工作领导签字同意后到学籍管理科办理相关手续;
5、已毕业学生转递学籍材料的,须持单位介绍信、身份证、毕业证等相关证明材料到学生处学籍管理科办理相关手续;
6、查阅学生学籍档案时,应严格办理材料清点登记手续,任何人对学生学籍档案材料不得擅自进行更改、损坏、补充等处理,违反规定致使档案资料发生损坏、遗失等由查阅人负全部责任;查阅转递学生学籍档案时必须由档案管理负责人在场办理。

二○一二年十二月十日
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