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关于印发《长治学院档案管理办法》的通知
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长学院字[2013]131号
关于印发《长治学院档案管理办法》的通知

各系、部、处、室:
为使我院档案管理工作规范化、科学化,现将《长治学院档案管理办法》印发给各部门,请遵照执行。

附:《长治学院档案管理办法》


二0一三年十月三十日


长治学院档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等法规,结合学校实际,制定本办法。  
第二条 长治学院档案是指建校以来在从事招生、教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录,是国家和学校的宝贵财富,由综合档案室集中统一管理。 
第三条 档案工作是学校的重要基础工作之一,也是学校各项工作的组成部分,学校要把档案工作纳入总体发展规划。  
第四条 学校档案工作由院长领导,分管档案工作的副院长协助院长负责档案工作。
第二章 机构设置与职责
                  
第五条 综合档案室为科级建制,既是学校档案工作委员会的执行机构和档案工作的职能管理部门,又是永久保存本校档案并提供利用和服务的部门,同时还肩负着爱国主义教育、校史校情教育等任务。综合档案室根据工作需要,在校内各部门设立相应的机构,负责全校各类档案的接收、管理和利用工作。
第六条 需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案,可以根据实际需要设立分室单独保管。分室行政上受所在单位管理,业务上受校综合档案室指导、监督和检查。档案分室每年要定期向综合档案室报送新增档案目录,移交永久保存的档案。  
第七条 综合档案室设档案室主任一名,档案室主任兼档案员,具有中级以上专业技术职务任职经历,具有开拓创新意识和精神;档案工作人员应当具有本科以上学历,具备档案业务知识和现代化管理技能,热心档案工作,遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守。学校各部门要有分管档案工作的领导,并根据实际需要配备专(兼)职档案人员,负责配合综合档案室宣传、贯彻执行国家关于档案工作法令、政策、规定及本校的档案工作规章制度,实施学校档案工作计划、规划,收集、整理、立卷和向综合档案室移交本部门形成的档案材料等工作。  
第八条 综合档案室的主要职责是:  
(一)宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的法律法规、方针政策和学校关于档案工作的有关规定,综合规划学校档案工作;  
(二)拟订学校档案工作的规章制度,并负责贯彻落实;确定档案的保管期限和各部门的具体归档内容;  
(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计和保管全校各类档案及有关资料,定期检查档案的保管情况;  
(四)编制检索工具,编写档案参考资料,汇编档案文献,开发档案信息资源,开展档案的开放和利用工作;  
(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;  
(六)负责组织全校档案人员的业务学习与培训,做好档案人员的年度考核工作;  
(七)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,发挥档案的文化教育功能;  
(八)开展档案学术研究和交流活动;  
(九)严格执行保密制度,做好档案的鉴定和密级调整工作,及时组织对已超过保管期限档案的鉴定销毁工作;  
(十)管理、维护校史展和姚奠中艺术馆,做好接待工作。  
第九条 专职档案人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。  
第十条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照有关规定采取有效的防护措施,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并按有关规定予以补助。
第三章 档案管理
                  
第十一条 学校各部门要建立、健全档案工作的检查与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高档案管理水平。  
第十二条 学校各部门应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围: 
(一)党群类:主要包括校党委及党群部门的各种文件、会议记录、纪要、计划、总结及各项活动中形成的对学校发展有参考价值的材料;上级机关与学校关于党群工作的文件材料。  
(二)行政类:主要包括校行政工作的各种文件、会议记录、纪要及行政活动中形成的对学校发展有参考价值的材料;上级机关与学校关于行政工作的材料。  
(三)学生类:主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍材料、奖惩材料、党团材料、高校毕业生登记表及反映学生能力的各种材料。  
(四)教学类:主要包括在教学管理、教学实践和教学研究等活动中的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。  
(五)科研类:主要包括在科研活动中形成的文件材料。按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6)号执行。  
(六)基建类:主要包括学校在基本建设中形成的文件材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。  
(七)仪器设备类:主要包括在仪器设备管理中形成的材料。各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改造工作中产生的文件材料。    
(八)出版物类:主要包括自行编辑出版的学报、校报和其他学术刊物。  
(九)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、访问、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研及其他活动中形成的文件材料;学校开展校际交流、中外合作办学,境外办学及管理外国和港澳台地区专家、教师、学生的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。  
(十)财会类:主要包括财务管理文件。按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。   
(十一)声像档案:主要包括单位、个人在重要活动和会议中形成的具有保存价值的照片、录像、录音、磁盘、缩微片、光盘等。  
(十二)实物档案:主要包括领导题词、名人字画,机构变更前的印模;省级以上获奖牌匾、荣誉证书等;外事活动中赠送的礼品及学校重大活动制作的各种纪念品。  
各类档案归档时间:  
(一)党、政部门和能按年度归档的部门,于次年4月底前归档。  
(二)教学部门和能按学年度归档的部门,应在次学年度寒假前归档。  
(三)科研、基建(含基建改造工程),应在鉴定、竣工后的3个月内归档。  
(四)当年形成的财会档案在会计年度终了后,由计财处保管3年,期满后于次年6月底前归档。  
(五)学生档案,入学前形成的材料在第一学年的寒假前归档,在校期间形成的材料在每年的暑假前归档。  
各类档案的归档范围和保管期限详见《长治学院档案归档范围和保管期限表》。  
第十三条 学校实行材料形成部门立卷归档制度。各部门的兼职档案员要按照归档范围和要求,组织本部门档案的整理、立卷、归档。立卷人应当遵循纸质文件材料和电子文件材料自然形成规律,对文件材料进行整理,综合档案室负责指导立卷。  
第十四条 归档的文件材料应质地优良、书绘工整、蓝黑墨水书写、声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)执行。  
第十五条 综合档案室接收档案时,要检查案卷质量,符合要求后,方可按照移交目录进行签收。电子文件归档时应按照电子文件归档要求验收移交。  
第十六条 学校与其他单位分工协作完成的项目,档案管要保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应当将复制件送交综合档案室保存。  
第十七条 个人在从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料,必须按规定的移交时间,由本部门档案人员移交综合档案室集中管理,任何个人不得据为己有。  
对于个人在其非职务活动中形成的重要的档案材料,综合档案室可以通过代管的形式进行管理。对于与学校有关的各种档案史料的捐赠者,视其珍贵程度,给予一定的奖励。对于征集到的珍贵史料学校将根据市场行情进行购买。  
第十八条 综合档案室应当对室藏档案和资料的保管情况定期检查,防止档案的破损、褪色霉变和散失。对受损档案要及时修复或复制,对重要档案应及时数字化,加工成电子档案保管。  
第十九条 综合档案室应当认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
     
第四章 档案的利用与公布
             
第二十条 综合档案室要严格执行国家、学校保密制度,在确保档案安全和国家机密前提下,按照国家有关规定公布档案,其他任何组织或个人无权公布学校档案。属下列情况之一者,不得对外公布:  
(一)涉及国家秘密的;  
(二)涉及专利或者技术秘密的;  
(三)涉及个人隐私的;  
(四)档案形成单位规定限制利用的。  
第二十一条 凡持有合法证明的单位和个人,在表明利用档案目的和范围并履行相关手续后,均可利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。干部人事档案的利用,根据干部人事档案的有关规定执行。  
第二十二条 涉及未公开的档案内容,应当经档案形成单位或本人同意,必要时报请院长审批。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密部门批准。  
第二十三条 综合档案室提供利用的重要珍贵档案,一般不提供原件,如有特殊需要,应经分管院长批准。  
第二十四条 综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。加盖其上级部门院长办公室公章的档案复制件,与原件具有同等效力。  
第二十五条 综合档案室要为学校和社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。学校各部门和个人利用其所移交、捐赠的档案,综合档案室应无偿和优先提供。  

               
第五章 条件保障
  
第二十七条 学校要确保档案工作和设备的经费需要,所需经费列入学校预算,单列专款由综合档案室统筹安排。  
第二十八条 学校要遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则,为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房。  
第二十九条 学校应为综合档案室配备必要的设备和恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。            
第六章 奖励与处罚  

第三十条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人,给与表彰奖励:  
(一)在档案的收集、整理、利用工作中做出显著成绩的;  
(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;  
(三)在档案学研究及档案史料研究中做出重要贡献的;  
(四)将重要的或珍贵的档案捐赠给综合档案室的;  
(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。  
第三十一条 有下列行为之一的,学校要对直接负责的主管人和直接责任人给予处分。构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。  
(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;  
(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;  
(三)涂改、伪造档案的;  
(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;  
(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;  
(六)其他违反档案法律法规的行为。    
           
第七章 附 则  

第三十二条 本办法适应于学校各部门。  
第三十三条 本办法自发布之日起执行。 
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