长学院字[2012]19号
长治学院人事档案查借阅制度
根据中共中央组织部《干部人事工作条例》的精神以及山西省组织部印发的关于查借阅干部档案的规定（晋组字[1980]83号、晋组发[1986]第7号、晋组通字[2000]7号），结合我院实际情况，特制定本办法。
一、查借阅事由
凡符合下列情况的可提供查借阅干部档案或查借阅有关材料：
1、因对干部考察、任免、调动、聘任、审干、组织处理、入党入团、参军、出国、职级待遇、治丧等需要查阅本人档案的。
2、政法部门等单位因侦查、审理和公证，必需通过人事档案取得旁证材料的，可查阅有关材料。
二、查借阅人员范围
1、查借阅人事档案人员必须是两名中共党员。
2、任何人不得查借阅本人及其直系亲属档案。
3、除组织、人事干部确因工作需要外，任何人不得查阅同级、上级或本部门以外人员人事档案，
4、为便于档案利用、管理和保证档案安全以及保护个人隐私，学院各系、部、处、室等日常接触人事档案的人员限定在一定范围内(特殊情况除外)。
三、查借阅程序
1、查借阅人事档案要严格履行登记手续。查借阅对象和查借阅经办人的姓名、单位、职务、政治面貌等信息必须填写完整；查借阅的内容及利用方式必须如实具体写明以确定查借阅范围，保证信息安全；查借阅理由必须规范正确填写；查借阅审批意见栏手续要完备。
2、学院内部人员查阅人事档案时，由查阅人填写查阅档案审批表，由人事处处长同意方可查阅。
3、外单位查阅人事档案的应填写《借阅干部档案审批表》，派二名中共党员按照查借阅干部档案的规定办理审批手续；不得越级查借阅干部人事档案。
4、档案管理工作人员验明阅档人介绍信及证件后，经人事处分管领导批准,工作人员按有关程序登记并将档案交其查阅。
四、查借阅具体要求
1、查阅人事档案一般须有二人同时在场,而且限在人事档案阅览室。如有特殊情况需要借出时，须经人事处分管领导批准，履行登记手续后方可借出。借出档案应于一周内归还，不能按期归还者应向档案室说明原因并办理相关的续借手续。
2、阅档人应严格遵守保密制度，保证档案的安全。所阅档案内容不得向他人泄露。阅档时如须摘录档案内容，必须摘录到保密本上，并由党总支在适当时候予以销毁。
3、未经人事档案部门批准，一律不得复制人事档案材料。
4、阅档人必须具有高度责任感，对待档案材料要认真负责。阅档时对档案内容不得涂改、添注、勾划，不得随意抽出或增加档案材料，不得拍照。查阅两份以上档案时，不要同时打开，以防装错或丢失。如果发现档案中有问题，应及时向档案工作人员报告，由档案管理部门按有关规定处理，阅档人不得擅自进行处理。
5、因出国、升学或其他需要须复印成绩单时，由本人所在部门开具介绍信，经人事处分管领导批准后方可办理复印手续，不允许将档案借出私自复印。
6、寒暑假期间人事档案除重大特殊情况外停止外借，对于已经借出的人事档案在放假之前应尽快归还。
7、查借阅人员不得在档案室内抽烟。
二〇一二年三月二十日
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