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关于印发《长治学院电子文档管理办法》的通知
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长学院字[2013]134号
关于印发《长治学院电子文档管理办法》的通知


各系、部、处、室:
根据《山西省企业科技事业单位档案信息化评估办法》的精神,为了加强我院档案信息化建设步伐,切实提高电子归档文件质量和效率,特制定《长治学院电子文档管理办法》,现印发给各部门,请遵照执行。
附:《长治学院电子文档管理办法》

二O一三年十月三十日
长治学院电子文档管理办法

1.目 的
对电子文件的形成、使用、积累、鉴定、归档及电子档案的保管过程实施控制。
2.范 围
本办法适用于我校电子文档的管理。
3.职 责
网管员负责电子文件的归口管理,相关电子文件形成使用部门配合实施。
4.程 序
4.1 电子文件的管理
4.1.1 为保证电子文件的可利用性,从电子文件形成到使用过程均应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。
4.1.2 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
4.1.3 具有保存价值的电子文件,必须适时生成硬拷贝,执行《文件管理程序》。
4.2 电子文件的收集与积累
4.2.1 收集范围
网管员负责收集与我校有关的电子文件,电子文件的收集范围按《文件管理程序》有关规定执行。
4.2.2 收集积累要求
① 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互建立准确、可靠的标识关系,建立统一文件编号。
② 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有档案价值的电子文件制作纸质或拷贝件保留。
③ 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
4.3 收集、积累方法
4.3.1 及时按照要求制作电子文件备份。
4.3.2 每份电子文件均需在“电子文件登记表”中登记。
4.3.3 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存,并附有纸质打印件。
4.3.4 电子文件性质代码:R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件;N—无纸电子文件;T—文本文件;I一图像文件;G—图形文件;V一影像文件;A—声音文件;M—多媒体文件;P—计算机程序;D—数据文件。
4.4 电子文件的整理,应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。
5.电子文件的归档
归档电子文件应填写“电子文件归档登记表”。应定期把符合归档条件的电子文件,按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。
5.1电子文件的归档鉴定工作。归档前的鉴定,参照国家关于文件的现行有关规定执行,鉴定结果,在电子文件的机读目录上制作相应的标识。
5.2 有效性和完整性鉴定:归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。
5.3 归档要求
5.3.1 把带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐久性的载体上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查阅使用。
5.3.2 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境
5.3.3 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
6.电子档案的移交与保管。
电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门,作为电子档案进行保管。
6.1 检验
6.1.1 档案保管部门应配备相应的处理设备,以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验,合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法,样本数不少于总数的20%,合格率应达到100%。
6.1.2 检验项目。
① 载体有无划痕,是否清洁。
② 有无病毒。
③ 核实电子档案的完整性和有效性。
④ 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
6.1.3 将检验结果填入电子档案入库登记表。检验不合格的,应退回形成单位,重新制作。
6.2 移交手续 验收合格后,档案保管部门在电子档案入库登记表上签字盖章,一式2份,一份交电子文件形成单位,一份自存。
6.3 保管要求。
电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外,还应符合下列条件:
①归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放,做到防尘、防变形。
②环境温度选定范围: 14℃— 24℃;相对湿度选定范围:45%—60%。
③存放时应注意远离强磁场,并与有害气体隔离。
④电子档案在形成单位的保管,也应参照上述条件。
6.4 存效性保证
6.4.1 每满1年,对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。
6.4.2 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。
6.4.3 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性,如不兼容,应进行电子档案的载体转换工作,原载体同时保留时间不少于3年。
6.4.4 磁性载体上的电子档案,每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
6.4.5 定期检验结果应填入电子档案管理登记表。
6.5 利用
6.5.1 电子档案的封存载体不得外借。
6.5.2 利用时使用拷贝件。
6.5.3 利用时要遵守保密规定。
6.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
6.5.5 具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定,要有稳妥的安全保密措施。
6.6 电子档案的销毁鉴定。
6.6.1 电子档案的销毁,应在办理审批手续后,由归口部门确认,方可实施。
6.6.1 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时,如存储在不可擦除载体上,须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。
6.7 统计 档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管,利用等情况进行统计。
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